La información de cada aspirante no debería estar en la cabeza de una persona, en una planilla o perdida entre mails.
Debería estar en la institución.
En muchas instituciones, el proceso de Admisiones queda repartido entre mails, planillas, mensajes y documentos. Pero, sobre todo, queda en el conocimiento de quien lleva adelante el seguimiento.
Y cuando esa persona no está, aparecen preguntas que deberían poder responderse sin tener que buscar a alguien.
Cuando la información está dispersa, continuar el proceso depende de encontrarla.
¿Quién sabe en qué quedó cada aspirante?
¿Qué documentación falta?
¿Cuándo fue la última entrevista?
¿Qué se habló con la familia?
¿Qué tiene que hacer ahora Secretaría?
¿Qué decidió Dirección?
El problema no es que alguien sepa cómo llevar las admisiones.
El problema es que la institución dependa de que esa persona esté.
Cada aspirante tiene un expediente único donde queda registrada toda su trayectoria. El proceso deja de depender de una persona y pasa a estar disponible para la institución.
Consulta, contacto, entrevista, documentación, evaluación, resolución e ingreso quedan dentro del mismo proceso.
La institución puede saber en qué etapa está cada aspirante, qué acciones están pendientes y qué ocurrió durante el proceso.
Se registra qué documentación fue presentada, qué falta y qué debe ser validado por la institución.
Secretaría, Dirección y Administración trabajan sobre una misma información, con responsabilidades y seguimiento.
El conocimiento del proceso permanece disponible aunque cambie o se ausente la persona que lo estaba llevando.
Cuando el aspirante ingresa, la información continúa en CeSCaM Legajos, sin volver a cargar los datos ni empezar de nuevo.
Podemos mostrarte en una breve reunión cómo CeSCaM organiza el proceso completo de Admisiones.
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